Hướng dẫn sử dụng máy quét mã vạch cho người mới

Hiện nay việc sử dụng máy quét mã vạch cho các ngành kinh doanh bán lẻ, nhà hàng khách sạn, logictics, giao vận, kho bãi, y tế… trở nên rất phổ biến. Quản lý hàng hóa, trang thiết bị, quản lý bán hàng, doanh thu, chi phí… thông qua hệ thống mã vạch và máy đọc mã vạch hỗ trợ con người rất nhiều trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và tinh giản nhân sự, giảm chi phí vận hàng bộ máy. Do đó, việc nắm được cách sử dụng máy quét mã vạch là yêu cầu hàng đầu cho mỗi tổ chức, doanh nghiệp.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng máy quét mã vạch cụ thể và chi tiết cho người mới bắt đầu.

MỤC LỤC: NỘI DUNG BÀI VIẾT

1. Lắp đặt máy quét mã vạch

2. Cài đặt driver cho máy quét mã vạch

3. Cách sử dụng máy đọc mã vạch

1. Lắp đặt máy quét mã vạch

Máy quét mã vạch theo tính cơ động có thể chia ra làm 3 loại là máy quét mã vạch không dây, máy quét mã vạch có dây cầm tay và máy quét mã vạch để bàn.

Việc lắp đặt máy đọc mã vạch không có gì đáng kể, chủ yếu là kết nối nguồn điện cho thiết bị. Với máy đọc mã vạch không dây thì cần sạc pin thông qua nôi để sử dụng, máy quét mã vạch cầm tay có dây thường sử dụng nguồn điện thông qua cổng kết nối USB. Đối với các máy quét mã vạch để bàn cỡ lớn, tốc độ quét cao thì cần có nguồn điện riêng cho thiết bị. Khi đó, bạn cần bố trí quầy thu ngân và nguồn điện hợp lý để việc lắp đặt máy đọc mã vạch thuận tiện nhất.

2. Cài đặt driver cho máy quét mã vạch

Khi kết nối các thiết bị phần cứng với máy tính thì rất cần thiết phải cài đặt driver. Tuy nhiên khác với các loại đầu đọc mã vạch trước đây cần phải tìm driver trên mạng khá phức tạp thì hiện nay driver của đầu đọc mã vạch đã được tích hợp trong chính thiết bị. Chỉ cần kết nối đầu đọc mã vạch với máy tính là driver sẽ được kích hoạt tự động cài đặt.

Lưu ý: Những máy tính lần đầu kết nối với máy đọc mã vạch thì việc cài đặt tự động diễn ra mất chút ít thời gian. Bạn cần chờ cho đến khi máy tính báo cài đặt thành công và nhận thiết bị mới có thể bắt đầu sử dụng.

3. Cách sử dụng máy đọc mã vạch

Cách sử dụng đầu đọc mã vạch khá đơn giản. Các bạn thực hiện đọc mã vạch theo các bước sau đây.

Bước 1: Xác định vị trí mã vạch

Tìm vị trí mã vạch có trên sản phẩm cần quét mã. Các mã vạch thường được in ngay trên bao bì sản phẩm phía góc phải hoặc dán trực tiếp trên bề mặt một số hàng hóa. Nếu bạn kinh doanh tạp hóa hay siêu thị thì nên có phương án cố định mã vạch ở vị trí dễ nhìn để việc tìm quét mã vạch không mất nhiều thời gian, đặc biệt là khi bạn có hàng trăm đến hàng ngàn đầu sản phẩm.

Bước 2: Quét mã vạch

Tiến hành đưa mã vạch vào vùng quét của máy quét mã vạch. Nếu bạn sử dụng máy đọc mã vạch Laser đơn tia, tức là khi quét máy chỉ phát ra một tia Laser màu đỏ nằm ngang, bạn đưa mã vạch sao cho tia Laser màu đỏ cắt ngang mã vạch đó. Một số máy đọc mã vạch sẽ auto điều chỉnh tia laser khớp với mã vạch để quét nhưng một số khác thì bạn phải điều chỉnh về khoảng cách, góc độ quét mã để chất lượng đọc mã vạch được tối ưu. Thêm vào đó, với một số máy quét, bạn cần ấn nút “engage” trên thân máy để máy nhận mã vạch, một số loại khác có thể được tích hợp tự động quét nên bạn sẽ không cần phải nhấn nút.

Cách dùng máy quét mã vạch đơn tia

Trong trường hợp bạn sử dụng máy quét mã vạch đa tia thì mọi thứ đơn giản hơn nhiều. Ở chế độ kích hoạt, tùy từng loại máy mà số tia quét dao động từ 20 đến trên 50 tia sáng cùng lúc, đan chéo lẫn nhau tạo nên một vùng quét mã vạch rất rộng. Lúc này bạn không cần mất thời gian hay thao tác để điều chỉnh máy quét và mã vạch, chỉ cần đưa mã vạch vào vùng quét theo bất kỳ hướng nào là máy có thể nhận mã.

Cách sử dụng Barcode Scanner

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu nhận được trên màn hình máy tính

Bạn có thể mở một công cụ soạn thảo văn bản như Word hoặc Notepad lên để kiểm tra. Khi quét mã vạch thành công, đầu đọc mã vạch sẽ phát ra âm thanh “bíp”, đồng thời sẽ có một dãy ký tự cả chữ và số hiện lên trên màn hình ứng dụng soạn thảo văn bản.

Nếu bạn đã có phần mềm quản lý mã vạch sẵn trong máy thì có thể kiểm tra xem mã vạch đã tương ứng đúng với sản phẩm thực tế hay chưa. Nếu sai hãy điều chỉnh.

Trong quá trình thực hiện quét mã vạch như trên, nếu gặp trục trặc bạn nên thử quét lại một mã vạch khác để kiểm tra lại. Hãy chắc rằng mã vạch của bạn được in rõ nét, không bị hư hại hay ẩm ướt. Bạn có thể tham khảo bài viết: Máy quét mã vạch bị lỗi thì phải làm sao để tìm hiểu về các lỗi thường gặp của máy quét mã vạch và cách xử trí tại nhà.

Nếu vẫn không khắc phục được vấn đề, bạn không nên tháo máy ra để tự sửa chữa mà hãy liên hệ ngay với đơn vị cung cấp thiết bị để được hỗ trợ kỹ thuật.

Vừa rồi là hướng dẫn sử dụng máy đọc mã vạch rất cơ bản dành cho các bạn mới bắt đầu. Hướng dẫn sử dụng máy quét mã vạch Honeywell, Zebra, Zebex, Datalgic… hay các hãng sản xuất máy quét mã vạch khác cũng tương tự nhau và thực hiện theo 3 bước nói trên. Nếu còn điều gì thắc mắc, bạn hãy chat ngay với chúng tôi để được đội ngũ kỹ thuật nhé.

Bài viết liên quan

KẾT NỐI MÁY ĐỌC MÃ VẠCH VỚI MÁY TÍNH, ĐIỆN THOẠI

HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT MÁY QUÉT MÃ VẠCH