Giải pháp quản lý bán hàng

Trang chủ/Tin tức/Thông tin máy in hóa đơn, máy in bill/Cách sử dụng máy in hóa đơn Xprinter

Cách sử dụng máy in hóa đơn Xprinter

02/01/2020

Hường Nguyễn

Xprinter là thương hiệu máy in hóa đơn, máy in mã vạch nổi tiếng tại thị trường Việt Nam hiện nay. Với những ưu điểm về độ bền, tốc độ in nhanh, giá thành rẻ, máy in bill Xprinter đã chinh phục được nhiều mô hình kinh doanh và được nhiều chủ shop lựa chọn. Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng máy in hóa đơn Xprinter chi tiết nhất dành cho các bạn mới bắt đầu cài đặt và sử dụng thiết bị này.

MỤC LỤC: NỘI DUNG BÀI VIẾT

1. Cách cài đặt máy in hóa đơn Xprinter

2. Cách sử dụng máy in hóa đơn Xprinter

3. Bảo quản máy in hóa đơn Xprinter

4. Mẹo tăng tuổi thọ khi sử dụng máy in bill Xprinter

5. Hướng dẫn cách in hóa đơn trên máy tính bắng file word

1. Cách cài đặt máy in hóa đơn Xprinter

Các cổng kết nối của máy in hóa đơn gồm có cổng USB, RJ45, Bluetooth, Wifi, LPT. Dù là cổng kết nối nào thì trước khi sử dụng máy in hóa đơn bạn cần phải biết cách cài máy in bill xprinter, bạn hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Kết nối máy in hóa đơn với máy tính/laptop

Đối với máy in hóa đơn Xprinter, thường đi kèm theo máy là các loại dây dẫn phù hợp với modem của máy in đó. Do đó, tùy vào nhu cầu sử dụng của mình mà bạn chọn loại dây dẫn phù hợp với laptop/PC.

Cách sử dụng máy in hóa đơn Xprinter

Bước 2: Tìm driver phù hợp với máy in Xprinter

Bỏ đĩa driver đi kèm theo vào ổ đĩa PC hoặc nếu không có đĩa thì bạn download file driver máy in bill xprinter trọn bộ theo đường dẫn dưới đây.

Download Xprinter Driver v7.77

Bước 3: Tiến hành cài đặt driver cho máy in hóa đơn Xprinter theo các bước dưới đây:

(Lưu ý: Chọn đúng model máy in hóa đơn nhiệt).

+ Bước 3.1: Bạn click vào file tải về và chọn “Run”.

Cách sử dụng máy in hóa đơn Xprinter

+ Bước 3.2: Sau đó, màn hình sẽ hiển thị lên các điều khoản của Xprinter, bạn chọn Accept => Next => Install để hoàn tất quá trình cài đặt.

+ Bước 3.3: Bạn click vào “Finish” để hiển thị lên kích thước khổ giấy in hóa đơn. Tùy vào máy in bill Xprinter của bạn là dòng K58 hay K80 mà bạn lựa chọn kích thước giấy in phù hợp. Ví dụ nếu bạn sử dụng máy in hóa đơn Q200UL dùng khổ giấy in K80 thì bạn chọn “XP-80C”.

+ Bước 3.4: Chọn “Set Daufalt Xprinter” nếu bạn chọn đây là khổ in mặc định và nhấn “Check USB Port” để check cổng USB. Tuy nhiện nếu bạn sử dụng cổng kết nối khác để kết nối máy in hóa đơn và máy tính (COM, LAN...) thì lựa chọn cổng kết nối khác để cài đặt. Ở đây, mình sẽ chọn cổng USB. Khi màn hình hiển thị lên cổng USB, bạn nhấn OK.

+ Bước 3.5: Nhấn “Install Now” để cài đặt. Màn hình sẽ hiển thị Succeed đã cài đặt xong và hỏi bạn có muốn cấu hình máy in hóa đơn không? Bạn chọn “Yes”.

Cách cài đặt máy in bill xprinter và hình ảnh đã được mình viết chi tiết và dán hình ảnh kèm theo trong bài viết dưới đây. Nếu chưa rõ, các bạn hãy tham khảo bài này nhé:

>>> XEM THÊM: CÁCH CÀI ĐẶT MÁY IN BILL

2. Cách sử dụng máy in hóa đơn Xprinter

Thao tác sử dụng máy in hóa đơn Xprinter theo 4 bước như sau:

Bước 1: Mở nắp hộp và đặt cuộn giấy in vào trong thiết bị

Bạn phải đặt đúng chiều và đúng mặt của cuộn giấy và ấn nắp đóng chặt lại. Giấy in sẽ có 2 mặt, 1 mặt trái và 1 mặt phải. Để nhận biết 2 mặt này, bạn có thể dùng móng tay vạch 1 vệt ngay trên mặt giấy. Mặt nào có chỗ vệt tay hiện lên màu xám là mặt phải, mặt còn lại trắng trơn là mặt trái. Chú ý: Nếu bạn in ngược, thì hóa đơn in ra sẽ bị trắng tinh, không có chữ.

Hướng dẫn sử dụng máy in bill

>>> XEM THÊM: HƯỚNG DẪN THAY GIẤY MÁY IN HÓA ĐƠN

Bước 2: Kết nối với máy in nhờ dây kết nối

Tiếp đó, bạn sử dụng dây kết nối đi kèm với thiết bị: Dây nguồn và dây kết nối. Dây nguồn bạn sẽ cắm với ổ điện và cổng phía sau của máy in. Cục nguồn sẽ báo tín hiệu sáng màu xanh để biết được điện đã vào nguồn.

Dây còn lại là dây kết nối USB, có 2 đầu: Đầu vuông bạn cắm vào cổng sau của máy, đầu còn lại là cổng USB, bạn sẽ cắm vào máy tính.

Lưu ý: Ở giữa 2 cổng này sẽ là cổng LAN ở giữa, có báo tín hiệu đèn để biết mạng LAN của máy đã sẵn sàng để kết nối.

Bước 3: Bật nguồn máy in

Máy in hóa đơn Xprinter Q200 kêu “Tít” nghĩa là bạn đã bật nguồn thành công.

Bước 4: In hóa đơn

Sau khi hoàn tất cả 3 bước trên, bạn tiến hành in thông tin theo nhu cầu của mình. Tùy vào phần mềm bán hàng bạn sử dụng họ sẽ có chức năng và cài đặt in hóa đơn khác nhau nhưng về cơ bản cũng khá đơn giản và dễ sử dụng.

3. Bảo quản máy in hóa đơn Xprinter

a. Trong quá trình sử dụng máy in hóa đơn

Giấy in có ảnh hưởng rất lớn đến đầu in của máy in hóa đơn, do đó, bạn cần phải chọn loại giấy in nhiệt chất lượng tốt, mịn, không chọn loại giấy có bề mặt sần sùi để tránh làm hỏng đầu in, khiến đầu in nhanh bị mòn.

Môi trường để máy in hóa đơn cần phải thoáng, không đặt ở khu vực có nhiều bụi hay độ ẩm cao, đặc biệt không để ở nơi dễ có chất lỏng rơi vào máy.

Khi cho máy in hóa đơn hoạt động thì cần phải đảm bảo nguồn điện ổn định, không chập chờn, lúc tắt lúc bật sẽ dễ làm cháy máy. Bên cạnh đó, cần tránh nhiệt độ cao hay ánh nắng mặt trời trực tiếp chiếu vào máy in hóa đơn và giấy in hóa đơn.

Cách sử dụng máy in hóa đơn Xprinter

Cần bảo quản đồng bộ giấy in bill và máy in bill

b. Sau khi sử dụng máy in hóa đơn

Máy in hóa đơn cũng giống như nhiều thiết bị khác, để có thể đảm bảo độ bền cho máy thì cần phải bảo dưỡng sau khi sử dụng.

Với máy in hóa đơn thì bạn cần phải chú ý tới những bộ phận sau:

- Bề mặt bên ngoài máy in hóa đơn:

Với bề mặt bên ngoài máy, bạn chú ý khi lau chùi không được dùng hóa chất tẩy rửa hay các chất dễ bay hơi vì sẽ dễ dẫn tới hư hỏng máy. Bạn chỉ cần dùng loại vải mềm, khô lau sạch bụi bẩn bên ngoài máy là được.

- Đầu in của máy in hóa đơn:

Trường hợp đầu in của máy có bụi, bạn hãy dùng cồn thấm bông rồi lau qua cho sạch đầu in. Trước khi vệ sinh đầu in thì bạn cần chú ý rút máy in ra khỏi nguồn điện trước, sau đó đợi khoảng 10 phút mới tiến hành vệ sinh đầu in bởi vì lúc mới rút điện ra thì đầu in còn đang nóng. Sau khi bạn lau chùi sạch đầu in thì lại đợi từ 5 – 10 phút rồi mới cắm nguồn điện và tiếp tục sử dụng bình thường.

>>> XEM THÊM: MÁY IN HÓA ĐƠN LOẠI NÀO TỐT?

4. Mẹo tăng tuổi thọ khi sử dụng máy in bill Xprinter

- Giữ máy in hóa đơn sạch sẽ

+ Hãy thường xuyên giữ máy được sạch sẽ, hạn chế bụi bẩn tối đa. Những hạt bụi ở bên trong máy về lâu dài sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của máy, hạn chế tốc độ in và chất lượng bản in hóa đơn.

+ Trước khi thay cuộn giấy in hóa đơn mới và sau khi kết thúc công việc in bill trong ngày bạn dùng vải mềm khô để lau máy, chổi quét chuyên dụng để gạt bụi ra khỏi các bộ phận bên trong máy.

- Bảo quản giấy in hóa đơn đúng tiêu chuẩn

Giữ giấy in nhiệt khô ráo, phẳng, mặt giấy không bị xước, việc này sẽ giúp máy in hóa đơn hoạt động tốt hơn, không bị kẹt giấy khi in.

- Luôn đảm bảo nhiệt độ giấy in nhiệt và máy in hóa đơn

Các bạn chỉ nên giữ ở mức nhiệt độ phòng vì giấy in có thể thay đổi khi gặp nhiệt độ cao vì đây là giấy in cảm nhiệt dẫn đến không thể in được.

Cuộn giấy phải được bảo vệ tốt khỏi tác động xấu của môi trường như độ ẩm, chống ố, bảo quản được trong thời gian dài và luôn trong trạng thái tốt nhất. Tuyệt đối không đặt giấy in hóa đơn ở vị trí ẩm ướt vì giấy in ra sẽ bị mờ làm hỏng đầu in của máy in hóa đơn nhiệt.

- Thay giấy in hóa đơn đúng cách

Khi thay giấy in hóa đơn cho máy in bạn cần làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp đảm bảo đúng đầu giấy, máy không bị kẹt khi in.

- Máy in hóa đơn nhiệt đặt trên mặt phẳng ổn định

Hãy chắc chắn rằng giấy in và máy in bill được đặt trên bề mặt ngang vững chắc, nơi có ít người qua lại để tránh va đập vào máy và không đặt các vật nặng khác lên trên thân máy.

- Chỉ nên sử dụng đầu in nhiệt chính hãng

Đầu in là bộ phận quan trọng nhất của máy in hóa đơn bán hàng, vì thế nếu không phải đầu in chính hãng sản xuất thì thời gian sử dụng của máy có thể bị suy giảm.

- Không tự ý lấy để lấy giấy in hóa đơn kẹt ra khỏi máy

Nếu gặp phải tình huống kẹt giấy, bạn không được sử dụng vật nhọn hay vật lạ để tự gỡ giấy kẹt mà hãy nhanh chóng tham khảo ý kiến kỹ thuật viên có chuyên môn để xử lý kịp thời.

Hy vọng qua những chia sẻ trên, bạn sẽ biết cách sử dụng máy in bill Xprinter sao cho hiệu quả và giữ được lâu bền. Đây đều là những kiến thức mà chúng tôi đã tổng hợp được qua nhiều năm kinh doanh thương hiệu máy in hóa đơn Xprinter, các bạn nên lưu lại để khi cần có thể tham khảo.

>>> XEM THÊM: TOP 10 MÁY IN BILL LAN ĐƯỢC ƯA CHUỘNG

5. Hướng dẫn cách in hóa đơn trên máy tính bắng file word

Đối với các chủ shop mới bắt đầu công việc kinh doanh, lượng khách hàng thân thiết và thu nhập của cửa hàng chưa nhiều thì luôn phải tìm cách tiết giảm chi phí kinh doanh xuống mức tối đa. Do đó, họ sẽ không đăng kí sử dụng phần mềm bán hàng mà thường tự làm mọi công việc một cách thủ công.

Để hỗ trợ phần nào cho việc quản lý cửa hàng của các chủ shop được thuận lợi hơn, trong bài viết này Thiết Bị Bán Hàng sẽ hướng dẫn các bạn cách cách dùng máy in hóa đơn in bill bằng file Word. Với các dòng máy in nhiệt khác nhau, bạn đều có thể thực hiện tương tự các bước như vậy.

Bạn thiết kế một mẫu bill thanh toán cho cửa hàng:

Bạn mở phần mềm Word lên. Để điều chỉnh khổ giấy, bạn vào tab Layout → Page Setup → Paper.

Có 3 lựa chọn: Thermal paper (80x210), Thermal paper (80x297) và Custom Size (người dùng tự chọn khổ giấy). Bạn nên chọn khổ giấy đầu tiên (80x210) để bill in ra ngắn nhất.