Cách tính lương từ máy chấm công trong 5 phút

Không phủ nhận những ưu điểm của máy chấm công mang lại cho công tác quản lý nhân sự, tuy nhiên cũng phải thừa nhận rằng vẫn có những phiền toái xảy ra trong cách tính lương từ máy chấm công. Có thể kể tới một số vấn đề thường gặp như:

- Nhân viên quên chấm công làm sai lệch kết quả chấm công.

- Phải sàng lọc thủ công kết quả chấm công để tính lương khiến cho việc sử dụng máy chấm công cũng không đỡ được bao nhiêu công sức.

- Sự khác biệt trong báo cáo chấm công của mỗi phần mềm, khó đồng bộ hóa để sử dụng.

Dưới đây, Thiết Bị Bán Hàng sẽ hướng dẫn cách tính lương theo máy chấm công được xây dựng thông qua các hàm excel đơn giản với khả năng đồng bộ thông tin từ máy chấm công, hỗ trợ công tác tính lương dễ dàng và nhanh chóng.

MỤC LỤC: NỘI DUNG BÀI VIẾT

1. Công tác chuẩn bị tính lương

2. Thực hiện tính lương từ máy chấm công

3. Tối ưu bảng tính lương từ máy chấm công

1. Công tác chuẩn bị tính lương

– File excel kết xuất dữ liệu từ máy chấm công.

– File excel mới (.xlsx hoặc .xls là được, nếu muốn nâng cao thêm VBA có thể dùng file .xlsm).

Mẫu bảng dữ liệu kết xuất từ máy chấm công

2. Thực hiện tính lương từ máy chấm công

a. Khảo sát, đánh giá và phân tích dữ liệu nguồn (bảng dữ liệu kết xuất từ máy chấm công ra excel)

Các thông tin cần quan tâm trong việc phân tích dữ liệu:

- Mã nhân viên: Liên tục theo dòng, không được để dòng trống.

- Ngày trong tháng: Bao gồm xác định ngày trong tháng, thứ trong tuần, phân biệt ngày nghỉ lễ, nghỉ bù.

- Giờ vào, giờ ra: Các ngày làm việc đều phải có giờ vào, giờ ra. Khi tính công sẽ dựa trên việc đánh giá giờ vào, giờ ra để tính ra các loại công.

Từ đó cấu trúc bảng tính lương cho các tiêu chí thật hợp lý, dễ theo dõi. Các hàm sẽ sử dụng để tính toán thường là SUMIFS, COUNTIFS, IF.

b. Cấu trúc lại bảng tính lương

Tùy vào nhu cầu công việc mà bạn cấu trúc lại bảng tính lương từ máy chấm công cho phù hợp. Dưới đây là một số gợi ý:

- Phần Tháng và Năm (dòng 2, 3): Đặt bên ngoài để tiện việc thay đổi.

- Ngày trong tháng (dòng 4): Dùng hàm Date, bắt đầu với ngày 26 tháng trước đó (vì bảng nguyên liệu kết xuất tính từ ngày 26 nên ta sẽ giữ nguyên yêu cầu này. Tính công từ ngày 26 tháng trước đến ngày 25 tháng sau). Riêng 2 ngày cuối có thể sang tháng tiếp theo (trường hợp tháng có 28-29 ngày) nên có thể xử lý để bỏ trống nếu sang tháng sau, tức là ngày 27 tháng này trở đi là đã bước sang tháng sau của bảng tính công.

- Phần Mã NV (cột A, B, C): Mỗi mã 1 dòng, để tập hợp theo mã NV chính xác hơn.

- Thứ trong tuần (dòng 5): Dùng hàm Choose kết hợp với hàm Weekday để xác định. Kết hợp tính năng Conditional Formatting để tô màu phân biệt ngày CN với ngày thường.

- Giờ vào, giờ ra (dòng 6): có thể quy ước số 1 là giờ vào, số 2 là giờ ra.

Lưu ý: 1 ngày có 2 giờ, nên 2 cột sẽ tính cho 1 ngày. Vì vậy khi xử lý ngày ở dòng 4 cần chú ý nội dung này.

c. Lọc và lấy dữ liệu tính lương

Tại bảng kết xuất, dùng chức năng Data/Filter để lọc bỏ dòng trống trong cột Mã NV, sau đó copy dữ liệu sang bảng xử lý. Sử dụng chức năng Paste Special/Value để dán dữ liệu bỏ qua dòng bị ẩn.

Bảng kết xuất sử dụng chức năng lọc (Data Filter)

Dữ liệu chấm công ở bảng kết xuất => Copy / Paste Special -> Value => Sang bảng xử lý

d. Tính giờ công trong ngày

Tạo thêm 1 vùng, trong đó mỗi ngày chỉ tương ứng 1 cột. Cách xử lý ngày, thứ giống với phần trước.

=> Mục đích: Tính số giờ công làm việc theo từng ngày

Giờ công làm việc trong ngày = Giờ ra – Giờ vào

Giờ ra = (Tổng số phút quy ước tại thời điểm chấm công ra = Số giờ * 60 + Số phút)/60

Giờ vào =  (Tổng số phút quy ước tại thời điểm chấm công vào = Số giờ * 60 + Số phút)/60

BN7 =ROUND(((HOUR(SUMIFS($D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,2))*60+MINUTE(SUMIFS($D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,2)))-(HOUR(SUMIFS($D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,1))*60+MINUTE(SUMIFS($D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,1))))/60,2)

Bạn có thể filldown, fillright công thức từ BN7 cho các ô khác.

* Lưu ý: Có thể có số âm. Số âm là trường hợp Chỉ có giờ vào mà không có giờ ra. Lý do thường hay xảy ra là quên chấm công.

e. Xác định kết quả chấm công

Minh họa cách xác định kết quả chấm công như sau:

- Ngày công đủ 8h tính dựa trên vùng đã xác định cụ thể số giờ công, với số giờ làm >=8 (mục 2.4)

CS7 = COUNTIF(BN7:CR7,”>=”&8)

- Quên chấm công tính dựa trên vùng đã xác định số giờ công, với số giờ <0 (mục 2.4)

CT7 = COUNTIFS(BN7:CR7,”<“&0)

Tổng số ngày công = Đủ 8h + Quên chấm công. Vì quên chấm công có thể vẫn được tính là 1 ngày công,

Tổng số ngày công = Đủ 8h + (Quên chấm công/2) nếu quy ước quên chấm công sẽ coi là nửa ngày công.

CU7 = CS7+CT7   hoặc  CU7 = CS7+(CT7/2)

- Ngày nghỉ = (Tổng số ngày có công = 0) – (Số ngày nghỉ tuần = chủ nhật)    Trường hợp ngày nghỉ tuần là chủ nhật. Nếu nghỉ cả T7, CN thì sẽ trừ thêm số ngày thứ 7 trong tháng.

CV7 = IF(B7=””,0,COUNTIF(BN7:CR7,0)-COUNTIF(BN$5:CR$5,”CN”)-COUNTIF(BN$4:CR$4,””))

- Đi muộn: Căn cứ vào giờ vào làm, so sánh với chỉ tiêu 8h (tuỳ quy ước giờ vào làm của đơn vị)

Muộn 5′ => CW7 = COUNTIFS($D7:$BM7,”>”&”8:05″,$D7:$BM7,”<“&”8:10″,$D$6:$BM$6,1)

Muộn 10′ => CX7 = COUNTIFS($D7:$BM7,”>”&”8:10″,$D7:$BM7,”<“&”8:15″,$D$6:$BM$6,1)

Muộn trên 15′ => CY7 = COUNTIFS($D7:$BM7,”>”&”8:15″,$D$6:$BM$6,1)

Kết quả của mục 2.5 là kết quả cuối cùng, có thể sử dụng để tính lương nhân viên.

3. Tối ưu bảng tính lương từ máy chấm công

Một số kỹ thuật tối ưu bảng xử lý dành cho các bạn biết sử dụng VBA như sau:

- Sử dụng VBA để lưu thông tin xử lý và kết quả tính được sang 1 Sheet riêng để lưu trữ kết quả. Bảng xử lý có thể làm tiếp cho các tháng sau mà không ảnh hưởng tới kết quả tháng trước.

- Sử dụng VBA ẩn/hiện các vùng: Dữ liệu chấm công theo giờ vào-ra (cột D đến cột BM), Dữ liệu xử lý tính giờ làm việc (Cột BN đến cột CR) để làm gọn bảng xử lý. Khi cần làm việc với bảng nào thì ta mở ẩn vùng bảng đó ra để gọn mắt hơn.

Trên đây là hướng dẫn cách tính lương từ máy chấm công dành cho các bạn làm công tác tính công, tính lương tại các công ty, doanh nghiệp. Các bạn cũng nên tham khảo bảng tính lương tại nhiều doanh nghiệp khác nữa và kết hợp với điều kiện thực tiễn để phát triển bảng tính lương phù hợp nhất. Chúc các bạn thành công!

Tham khảo: blog.hocexcel.online

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

QUY ĐỊNH SỬ DỤNG MÁY CHẤM CÔNG VÂN TAY

CẤU TẠO VÀ NGUYÊN LÝ HOẠT ĐỘNG MÁY CHẤM CÔNG

MÁY CHẤM CÔNG TIẾNG ANH LÀ GÌ?