Tìm hiểu về phần mềm chấm công online

Khi thời đại công nghệ số phát triển, nhiều giải pháp ra đời giúp các doanh nghiệp không còn gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý nhân sự về giờ giấc giúp tác phong làm việc chuyên nghiệp. Chấm công online chính là ví dụ tiêu biểu trong đó. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu sơ lược một số ưu điểm của phương pháp chấm công đời mới này.

MỤC LỤC: NỘI DUNG BÀI VIẾT

1. Chấm công online là gì?

2. Sự khác nhau giữa chấm công online và chấm công thông thường

3. Chức năng của phần mềm chấm công online

4. Lợi ích mà phần mềm chấm công online đem lại

1. Chấm công online là gì?

Tưởng tượng giờ bạn có nhiều chi nhánh với đội ngũ nhân viên đông đảo với nhiều chi nhánh trên toàn quốc khác nhau. Từ đây ta phát sinh nhiều vấn đề:

- Số lượng nhân viên lớn khiến cho người quản lý không thể quản lý chi tiết giờ làm việc và số công làm việc của từng nhân viên cụ thể. Quản lý không phải lúc nào cũng có mặt để có thể chấm công tính lương cho từng nhân sự chính xác và hiệu quả.

- Không phải nhân viên nào cũng có ý thức và trung thực trong việc chấm công cho bản thân mình nên việc đánh giá trở nên khó khăn hơn.

Vậy làm thế nào để có thể giải quyết tình trạng này triệt để? Câu trả lời đơn giản là áp dụng hình thức chấm công online quản lý qua phần mềm.

Chấm công là hình thức chấm công sử dụng phần mềm hiện đại đang nhận được rất nhiều sự chú ý gần đây. Chấm công online nghĩa là khi nhân viên điểm danh tại thiết bị máy chấm công được lắp đặt trong công ty. Quản lý có thể xem chấm công ngay lập tức khi nhân viên bấm vân tay vào máy theo thời gian thực. Ngoài ra quản lý còn có quyền kiểm tra giờ vào và thêm xóa sửa nhân viên trực tuyến bằng thiết bị ngoại vi có thể kết nối với mạng Internet như điện thoại, máy tính bảng, PC, laptop có cài đặt phần mềm chấm công online. Vì thế, chỉ cần ngồi ở một vị trí mà bạn có thể bao quát toàn bộ giờ giấc, vấn đề khi nhân viên chấm công để quản lý hiệu quả hơn.

Phần mềm chấm công online có chức năng quản lý và đồng bộ dữ liệu chấm công cho tất cả các máy chấm công từ các chi nhánh khác nhau và tổng hợp lại vào báo cáo rồi tự động gửi cho quản lý.

2. Sự khác nhau giữa chấm công online và chấm công thông thường

So với việc chấm công truyền thống, mỗi lần cuối tháng nhân viên phải mất thời gian copy ra và tính toán một cách vất vả cũng như không quản lý được nhân viên trực tiếp. Còn nếu muốn kiểm tra dữ liệu trực tiếp thì phải mở port máy chấm công, báo cáo với phần mềm xong xuôi mới có thể xuất dữ liệu ra.

Còn đối với chấm công online, bộ phận nhân sự có thể kiểm tra báo cáo bất cứ khi nào muốn. Tất cả dữ liệu đều có thể load trực tuyến, các chức năng thêm hoặc xóa, sửa…hay luân chuyển nhân viên từ nơi này sang nơi khác thì chỉ cần ngồi tại văn phòng và thực hiện trực tuyến. Ngoài ra không chỉ quản lý có thể sử dụng mà nhân viên cũng có một số quyền hạn nhất định để kiểm tra công tác chấm công hàng ngày của mình. Nhân viên có thể tự quản lý việc điểm danh của mình tại công ty khi sử dụng mạng nội bộ. Các nhân viên có thể xem báo cáo đi sớm, về muộn, hay đi làm trễ hoặc về sớm và vắng mặt để rút kinh nghiệm khắc phục trong tương lai.

3. Chức năng của phần mềm chấm công online

Khi sử dụng phần mềm chấm công online, các máy chấm công sẽ được kết nối và tải dữ liệu chấm công thông qua mạng internet. Người quản lý có thể biết được giờ làm việc của từng nhân viên chính xác nhất. Nhân viên khi đến công ty làm việc sẽ check in giờ làm việc tại vị trí của công ty và với giờ đúng thời gian thực. Phần mềm chấm công online sẽ xác định chính xác giờ làm việc của nhân viên, không phụ thuộc vào giờ trên thiết bị điện tử của nhân viên mà phụ thuộc vào giờ chính xác chung trên Internet. Các thao tác tải dữ liệu xử lý và xuất báo cáo chấm công được thực hiện tại chỗ vì thế có thể giảm thiểu việc gian lận thời gian làm việc của nhân viên tại các chi nhánh khác nhau.

Ngoài ra, phần mềm máy chấm công online giúp định vị công ty, doanh nghiệp. Nhân viên sẽ chỉ được tính giờ bắt đầu công việc và giờ kết thúc công việc khi check in tại vị trí của công ty. Từ đó, giúp cho việc quản lý nhân sự chính xác và rạch ròi hơn việc quản lý theo phương thức thủ công. Điều này giúp cho nhân viên có thể cạnh tranh lành mạnh, chấm công một cách công bằng và hợp lý nhất.

Điểm cuối cùng, khi áp dụng phần mềm chấm công online vào sẽ giúp tạo tác phong, làm việc chuyên nghiệp hơn cho mỗi nhân viên. Giúp hệ thống nhân viên làm việc nghiêm túc và chất lượng hơn, chịu trách nhiệm cao hơn đối với mỗi công việc được giao. Quản lý cũng có thể dễ dàng chóng nắm bắt được thời gian làm việc của nhân viên tại các chi nhánh dù ở bất kỳ nơi đâu để đưa ra những quyết định kịp thời khi có vấn đề phát sinh mà không cần phải đến tận công ty làm việc.

4. Lợi ích mà phần mềm chấm công online đem lại

- Với quản lý:

 + Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Việc áp dụng phần mềm chấm công online vào doanh nghiệp có chi phí rẻ hơn nhiều so với khi bạn phải tuyển thêm nhân sự quản lý nhiều chi nhánh khác nhau.

 + Theo dõi được lịch sử chấm công của từng cá nhân nhân viên. Chỉ cần ngồi một chỗ là có thể xem được dữ liệu phần mềm chấm công trên máy tính, trên smartphone hoặc bất cứ thiết bị nào có thể kết nối Internet.

 + Xem dữ liệu chấm công theo thời gian thực.

 + Hạn chế tối đa gian lận trong chấm công.

 + Dễ dàng quản lý, theo dõi nhân viên vắng mặt, tăng ca để đưa ra đánh giá phù hợp.

 + Xuất báo cáo chấm công nhanh chóng, tiện lợi.

 + Linh hoạt đối với từng doanh nghiệp, có thể thay đổi một số đặc tính của phần mềm khi sử dụng ở từng doanh nghiệp khác nhau.

- Với nhân viên:

+ Giảm thời gian quản lý chấm công 

+ Theo dõi trạng thái ngày công của bạn đã được cấp trên duyệt hay chưa.

+ Là phương thức minh bạch, rõ ràng để quản lý có thể đánh giá đúng năng lực cá nhân. Từ đó thôi thúc nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Với việc sử dụng phần mềm chấm công online, bạn có thể quản lý được hệ thống nhân viên của mình một cách hiệu quả nhất mà không mất quá nhiều thời gian. Từ đó, hiệu quả công việc của công ty cũng được đảm bảo cao hơn. Mong là bài viết này có thể cung cấp thêm nhiều kiến thức hữu ích cho các bạn.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

CÁCH CHỈNH GIỜ TRÊN MÁY CHẤM CÔNG NHANH NHẤT

MÁY CHẤM CÔNG TIẾNG ANH LÀ GÌ?

QUA MẶT MÁY CHẤM CÔNG BẰNG VÂN TAY GIẢ