Tìm hiểu về phần mềm chấm công

Chấm công là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng trong các cơ quan doanh nghiệp tư nhân và nhà nước hiện nay, là phương tiện theo dõi ngày đi làm để đánh giá sự chăm chỉ tích cực của từng nhân viên, qua đó làm căn cứ để tính lương cũng như xem hiệu quả công việc. Tuy nhiên, nếu sử dụng phương pháp chấm công ghi sổ sách truyền thống thì sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và thậm chí là những sai sót không đáng có xảy ra. Để khắc phục điều đó, trong thời đại công nghệ hiện nay, các công ty, doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm chấm công làm giải pháp quản lý điểm danh nhân sự thông minh cho mô hình kinh doanh của mình. Vậy phần mềm chấm công là gì, có ưu điểm gì để khắc phục những hạn chế trên? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu qua bài viết này.

MỤC LỤC: NỘI DUNG BÀI VIẾT

1. Phần mềm chấm công là gì?

2. Quy trình làm việc của phần mềm chấm công

3. Các chức năng cơ bản của phần mềm chấm công

4. Lợi ích phần mềm quản lý máy chấm công vân tay mang lại

5. Phần mềm chấm công nào tốt?

1. Phần mềm chấm công là gì?

Máy chấm công và phần mềm là hai thứ không thể tách rời. Phần mềm chấm công là một chương trình ứng dụng được vận hành trên máy tính để thực hiện các công việc chấm công. Phần mềm được vận hành song song cùng thiết bị phần cứng chấm công đầu vào, là thành phần không thể thiếu trong hệ thống chấm công vân tay, khuôn mặt. Phần mềm cho máy chấm công được tích hợp cùng thiết bị máy chấm công nhằm giúp các công ty, doanh nghiệp quản lý giờ làm việc của nhân viên dễ dàng và hiệu quả hơn. Nhất là khi mô hình công ty phát triển, đội ngũ nhân viên đông đảo thì việc giải quyết bài toán kiểm soát giờ giấc của nhân viên trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Tuy nhiên với sự giúp sức của phần mềm chấm công, việc vạch ra một kế hoạch cụ thể cho từng bước phát triển cơ cầu quản lý chặt chẽ từ trên dưới, có kỷ luật là việc hoàn toàn đơn giản.

Phần mềm có tính chất giải quyết công việc tương đối cao, kết hợp song hành cùng với thiết bị máy chấm công tham gia vai trò quản lý nhân viên làm việc, đồng thời hỗ trợ nhân sự, kế toán, quản lý trong nhiều mặt.

2. Quy trình làm việc của phần mềm chấm công

Bước 1: Số giờ công, ngày thiếu, ngày nghỉ phép lẫn nghỉ lễ trong năm được chuyển vào bộ phận lưu trữ dữ liệu của phần mềm.

Bước 2: Tại đây, phần mềm sẽ tự động tính toán: trong số giờ làm việc đó có bao nhiêu giờ là giờ làm chuẩn quy định, bao giờ là giờ thiếu, đi sớm về muộn, bao nhiêu giờ là giờ tăng ca, số ngày nghỉ có phải là nghỉ lễ quy định hay nghỉ phép chưa khai báo…. Nếu có sai sót gì thì quản lý phải điều chỉnh từ bước này trước khi chốt sổ.

Bước 3: Kết quả cuối cùng từ bước 2 sẽ được gửi lên cấp quản lý để phê duyệt. Nếu không có vấn đề gì, bảng chấm công tháng đó sẽ được khóa sổ, không thể sửa chữa, điều chỉnh thông số gì khác, đảm bảo cho bảng chấm công được minh bạch, tránh gian lận, thiên vị.

Bước 4: Phần mềm sẽ làm thống kê, báo cáo tổng thể theo form mà công ty đã quy định sẵn. Bảng lương hoàn thiện cuối cùng sẽ được tính toán tự động, gửi cho kế toàn hoặc quản lý rồi mới đến tay nhân viên.

3. Các chức năng cơ bản của phần mềm chấm công

- Lưu trữ, quản lý thông tin nhân viên:

Các thông tin cơ bản của nhân viên như tên tuổi, ngày tháng năm sinh, địa chỉ,… đều được lưu vào bộ nhớ dữ liệu phần mềm. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp một số ID tương ứng với mỗi một nhân viên để quản lý. Nếu có nhu cầu truy xuất, bộ phận nhân sự không còn phải lục lại một đống hồ sơ được lưu trữ trong tủ nữa mà chỉ cần thao tác gõ vài chữ số ID là ra kết quả.

- Giám sát thời gian làm việc:

Ngoài việc quy định giờ làm việc, ra về của công ty, máy chấm công còn giám sát cả vấn đề đi muộn, về sớm đích xác từng nhân viên. Với việc mỗi người đều có một ID riêng, xác nhận có mặt bằng vân tay ngăn chặn việc điểm danh hộ, kiểm tra lịch sử ra vào của từng nhân viên tại tất cả mọi thời điểm. Các trường hợp có mặt, vắng mặt người quản lý đều nắm trong lòng bàn tay.

- Điều phối, ghi nhận tăng ca:

Kế hoạch, giờ giấc tăng ca đều được bộ phận nhân sự lên kế hoạch, phần mềm sẽ hỗ trợ tính toán lương làm thêm, thống kê giờ làm, báo cáo tiến độ làm việc. Quản lý không cần trực tiếp giám sát công việc nhưng vẫn có thể đánh giá tiến độ của từng nhân viên.

- Đánh giá chất lượng nhân viên:

Toàn bộ ngày làm, giờ công, nghỉ phép đều được phần mềm tự động thống kê và đánh giá. Qua đó có thể đánh giá được mức độ chuyên cần, khả năng xử lý, mức độ chuyên nghiệp của nhân viên để đưa ra thưởng, phạt công minh.

- Thiết lập sơ đồ công ty:

Tất cả các phần mềm bán hàng trên thị trường đều hỗ trợ cài đặt mô hình nhánh cấu trúc công ty, phân quyền phòng ban để thuận tiện cho việc quản lý.

- Hỗ trợ phân ca làm việc:

Các phần mềm chấm công có hệ thống phân ca theo 6 cách chọn giờ linh hoạt, phù hợp với tất cả các hình thức làm việc của nhân viên như làm theo giờ hành chính, làm theo ca đêm, các đơn vị sản xuất theo ca, các nhà hàng, khách sạn, các cửa hàng, xưởng xí nghiệp…

- Quản lý quỹ ngày nghỉ:

Phần mềm quản lý thời gian nghỉ phép của từng nhân viên, còn lại bao nhiêu ngày, lên kế hoạch cấp phát quỹ nghỉ cho từng người.

- Tự động tính công, tính lương nhanh gọn, hiệu quả:

Định kỳ, phần mềm chấm công sẽ tự động tính toán khấu trừ số giờ nghỉ phép, giờ không phép, giờ tăng ca, tiền thưởng, phạt chính xác, rõ ràng nhất. Xử phạt rõ ràng, công bằng, không khoan nhượng có người này với người kia.

- Báo cáo chi tiết tình hình quản lý:

Phần  mềm chấm công được tích hợp sẵn các mẫu báo cáo chuẩn, form số liệu, dữ liệu, trình bày trực quan, tùy theo yêu cầu của từng doanh nghiệp mà phần mềm chấm công có thể điều chỉnh được các báo cho phù hợp nhất.

4. Lợi ích phần mềm quản lý máy chấm công vân tay mang lại

- Với cấp quản lý:

 + Là giải pháp giám sát nhân viên hoàn hảo cho cấp quản lýTổ chức và quản lý thuận lợi, tăng cường hiệu quả quản lý và kiểm soát nhân viên.

 + Không cần phải có mặt 24/24 để giám sát nhân viên, có nhiều thời gian hơn dành cho mô hình kinh doanh công ty.

 + Chi phí đầu tư rất nhỏ so với hiệu năng sản phẩm mang lại.

 + Thông tin được bảo mật trong phần mềm, đảm bảo tính toàn vẹn, thống nhất và bảo mật dữ liệu.

- Với bộ phận nhân sự: Quản lý chấm công là nghiệp vụ đau đầu và tốn thời gian nhất của cán bộ quản lý nhân sự. Hàng tháng họ phải xuất từ file máy chấm công ra log vân tay, tổng hợp bảng phân ca các bộ phận gửi lên, tổng hợp các đơn từ xin nghỉ của nhân viên sau đó ngồi tính toán ra bảng chấm công. Nhưng với phần mềm máy chấm công, tất cả những tác vụ mất thời gian trên chỉ còn là quá khứ. Ngày nay, với phần mềm quản lý máy chấm công, mọi thao tác sẽ được tự xử lý tự động, chỉ những phần nào cần sự xác nhận, chỉnh sửa của người dùng thì mới cần thao tác trên phần mềm. Còn lại nhân sự chỉ cần mở phần mềm lên và xem kết quả.

- Với kế toán: Phần mềm máy chấm công đủ linh hoạt để giải quyết mọi chính sách về chấm công và tính lương của tất cả doanh nghiệp. Các chức năng: chấm công nhân viên, lưu trữ các thông tin của nhân viên, kiểm tra, nhắn tin trực tiếp đến từng nhân viên… giúp rút ngắn được thời gian làm việc, giảm thời gian tính lương cho phòng kế toán những vẫn mang về hiệu quả cao.

- Với nhân viên:

 + Tăng tính chuyên nghiệp và tự giác tuân thủ nội quy công ty.

 + Tăng hiệu quả công việc, đảm bảo quy tắc, tăng tinh thần làm việc cho nhân viên

 + Minh bạch hóa chấm công: Phần mềm giám sát giúp việc điểm danh tự động, rõ ràng, chính xác, hạn chế sự rò rỉ thông tin, các tình trạng gian lận trong cách thức chấm công. Không còn tình trạng so kè cãi nhau hôm nay sớm, hôm qua muộn,… vì mọi dữ liệu đều được lưu trữ chính xác trong máy chấm công.

 + Lương được tính toán tự động định kỳ, thời hạn thanh toán chính xác, ít sai sót, tăng năng suất làm việc và làm hài lòng cán bộ công nhân viên.

5. Phần mềm chấm công nào tốt?

Trong vô số các phần mềm chấm công hiện nay, chúng tôi đánh giá có 4 phần mềm chấm công tốt nhất, xét từ tính năng, hiệu suất cũng như độ phù hợp với nhiều môi trường, mô hình kinh doanh khác nhau. Các phần mềm máy chấm công đó là: 

a. Phần mềm chấm công vân tay Wise Eye on 39

Wise Eye on 39 là phần mềm chấm công tiếng Việt được cải tiến, chỉnh sửa từ rất nhiều phiên bản tiền nhiệm Wise Eye v3, Wise Eye v5, Wise Eye v5.1,... để tạo nên phiên bản hoàn chỉnh Wise Eye on 39 như ngày hôm nay. Nổi tiếng vì tính linh hoạt cao, tùy chọn khai báo cách tính công phụ thuộc vào yêu cầu của từng công ty. chức năng quản lý tốt, bảo mật tương đối ổn định. Tuy nhiên phần mềm chấm công chưa có tính năng trực tuyến trên di động. Các hãng sản xuất máy chấm công có thể kết nối và sử dụng phần mềm Wise Eye on 39 có thể kể đến: máy chấm công Ronald Jack, máy chấm công ZKTecko, Granding, Mita...

Chúng tôi đã có một bài đánh giá tổng quan về phần mềm chấm công Wise Eye on 39, các bạn có thể tham khảo thêm tại ĐÂY.

b. Phần mềm máy chấm công vân tay Ronald Jack

Phần mềm tự động chấm công Ronald Jack có thể nói là phần mềm phổ biến nhất trên thị trường Việt Nam hiện nay - với 90% lượng người dùng sử dụng do đã quá quen với thương hiệu máy chấm công uy tín cùng tên. Để làm nên thành công đó, không chỉ do thiết bị có tính năng tốt, bền bỉ mà còn là phần mềm quản lý đi kèm với sản phẩm vô cùng thông minh, hiện đại. Đặc biệt, phần mềm có tích hợp tiếng Việt nên người dùng có thể dễ dàng làm quen, sử dụng. 

Phần mềm chấm công Ronald Jack không chỉ dùng cho thương hiệu máy chấm công riêng mình mà còn được sử dụng bởi rất nhiều hãng khác. Đơn cử như các dòng phần mềm máy chấm công Silicon, phần mềm máy chấm công Gigata hay phần mềm máy chấm công Kobio.... đều sử dụng Ronald Jack software làm phần mềm quản lý máy chấm công mặc định cho sản phẩm của mình.

>>> Xem thêm: Sơ lược về phần mềm chấm công Ronald Jack 

c. Phần mềm máy chấm công bằng vân tay Mitapro

Phần mềm dùng cho máy chấm công vân tay Mitapro là phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, nhắm tới đối tượng khách hàng không thông thạo về kĩ thuật nhưng vẫn có thể sử dụng tốt các tính năng trong đó. Các phiên bản của phần mềm Mitapro đều chạy trên nền cơ sở dữ liệu Access nên rất rất dễ dàng cài đặt và phù hợp với toàn bộ các hệ điều hành Windows phổ biến hiện nay. Nếu các bạn là người không quá tự tin về khả năng tin học của mình, không có lựa chọn nào phù hợp với bạn hơn phần mềm này.

Các bạn có thể tham khảo chi tiết về phần mềm này tại bài đăng của chúng tôi:

d. Phần mềm bảng chấm công tạo tự động Excel

Đơn giản, không cần cầu kì hoa mỹ nhưng vẫn nhanh gọn, chính xác là mô tả không thể nào chính xác hơn dành cho phần mềm bảng chấm công tự động Excel. Hẳn trong chúng ta không ai là không biết đến việc dùng bảng Excel để tính lương, kiểm tra ngày công. Tuy nhiên, hiện nay chúng ta không cần phải mất công tạo bảng thủ công và sắp xếp bố cục nữa mà phần mềm sẽ tạo cho chúng ta bảng chấm công Excel tự động với đầy đủ thông tin chi tiết các cột mẫu. Công việc còn lại chỉ là điền thông tin vào để Excel tự động tính toán theo và xuất báo cáo gửi cho cấp trên. Không cần mất công cài đặt, kết nối hay khai báo thông tin, chỉ cần mở lên và sử dụng là chúng ta có thể sử dụng dễ dàng.

Trên là toàn bộ thông tin chi tiết về phần mềm chấm công mà chúng tôi đã tổng hợp được. Mong là bài viết này có thể cung cấp thêm nhiều kiến thức hữu ích cho các bạn. Nếu có bất kì câu hỏi nào, hãy để lại bình luận ở dưới đây để chúng ta có thể cùng nhau thảo luận thêm. 

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT PHẦN MỀM MÁY CHẤM CÔNG

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM MÁY CHẤM CÔNG

TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM CHẤM CÔNG ONLINE