Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng - cánh tay hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp

Mở chuỗi hệ thống cửa hàng bán lẻ đang là xu hướng kinh tế mới nhất hiện nay. Không chỉ giúp mở nhiều địa điểm sẽ bán thêm được nhiều hàng mà mở chuỗi còn giúp phủ độ nhận diện thương hiệu cho khách hàng, tạo lòng tin để khách hàng yên tâm quay lại mua sắm lần sau. Tuy nhiên, việc mở chuỗi có rủi ro lớn nhất nằm ở khâu quản lý. Nếu không quản ly tốt hoặc quản lý non kinh nghiệm, cả hệ thống chuỗi cửa hàng có thể sụp đổ chỉ sau một đêm. Vì thế các chủ shop đã tìm đến phần mềm quản lý chuỗi của hàng như là giải pháp quản lý tổng thể cho mô hình kinh doanh của mình. Ở bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp một số thông tin để các bạn hiểu được rõ hơn về vấn đề này.

Khó khăn gặp phải khi quản lý chuỗi của hàng

Khó khăn về khâu quản kho

Khó khăn lớn nhất các chuỗi gặp phải là quản lý kho hàng: Việc không kiểm soát được tình trạng hàng hóa là ác mộng khi mở chuỗi của hàng.

Do có nhiều cửa hàng nên thủ tục xuất nhập kho của chuỗi thường gấp nhiều lần so với cửa hàng kinh doanh đơn lẻ. Nếu không có phương án quản lý thì việc thủ tục chồng chéo, rắc rối là việc hoàn toàn dễ xảy ra. Không ít chuỗi bán lẻ đã chết vì thiếu công tác quản lý kho là bài học nhãn tiền cho tất cả chúng ta.

Chưa hết, do thủ tục ứ đọng không được giải quyết kịp thời sẽ dẫn đến việc kinh doanh bị đình trệ, nơi thừa hàng, nơi thiếu hàng. Xương sống của việc mở chuỗi nằm ở khả năng đồng bộ chất lượng nhiều cửa hàng với nhau. Việc nơi này có, nơi kia thiếu xảy ra sẽ có tác động xấu tới mô hình kinh doanh.

>>>XEM THÊM: PHẦN MỀM BÁN HÀNG FULL CRACK

Báo cáo thống kê, sổ sách

Giải quyết xong vấn đề kho hàng, khó khăn tiếp theo cần chú ý tới là thủ tục báo cáo kinh doanh.

Khi làm chuỗi, ngoài số báo cáo kinh doanh mỗi cừa hang gửi về hàng ngày từng chồng một, quản lý sẽ rất khó để kiểm soát ra thì tính chính xác của số báo cáo, thống kê cũng là điều đáng lưu tâm.

Sổ sách và kế toán phải đưa ra những con số chuẩn về đơn hàng theo số lượng hàng hoá, phí chiết khấu, phí giao hàng,...  Những bài toán về thống kê đơn hàng theo khách hàng, ngày tháng cụ thể cũng rất khó khăn và mất nhiều thời gian bởi mỗi ngày, mỗi cửa hàng sẽ bán được một số lượng hàng hóa khác nhau, và để có một bản thống kê chính xác cuối cùng, bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian. Nếu sổ sách có sai lệch thì sẽ dẫn đến kế hoạch kinh doanh dài hạn sẽ bị thay đổi đáng kể, ảnh hưởng tới mục tiêu kinh doanh.

Quản lý tốc độ tăng trưởng và nhân sự

Hệ quả tất yếu khi mở chuỗi cửa hàng là tốc độ phát triển của doanh nghiệp sẽ tăng vượt trội. Bộ máy quản trị của công ty đột nhiên phải nở phình ra để gồng gánh một khối lượng công việc khổng lồ do mình tự biên tự diễn.

Từ đó, quy mô nhân sự sẽ nhân lên nhiều lần, sẽ rất khó khăn để có thể bao quát hết toàn bộ đội ngũ nhân sự của mình. Nếu quy trình đào tạo không tốt, cửa hàng sẽ phải chịu thất thoát rất lớn vì sự thiếu trung thực hoặc năng lực yếu kém của nhân viên.

>>>XEM THÊM: PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG POS

Tư duy chiến lược

Khi xác định mô hình phát triển chuỗi, thách thức lớn nhất nằm ở vấn đề tư duy bảo thủ trong kinh doanh. Người chủ không không muốn hay chẳng dám mở rộng và phát triển chuỗi nhà hàng vì sợ thua lỗ. Phần lớn họ sẽ lại chọn cách mở rộng danh mục, bán thêm sản phẩm để tăng doanh thu.

Nhưng khi quyết định nâng cấp nhà hàng lên thành chuỗi thì chủ kinh doanh phải chấp nhận “hy sinh”, nghĩa là tối giản nhất sản phẩm chất lượng và loại bỏ những sản phẩm khó làm và không quy chuẩn hóa được.

Việc đặt lòng tin vào nhân viên cũng là điểm quan trọng. Cho dù có giỏi đến đâu thì nếu tự mình ôm đồm toàn bộ công việc, không tin tưởng hay chia sẻ cho ai hết thì sớm hay muôn, hệ thống kinh doanh sẽ tự mình làm sụp đổ. Vậy nên khi xác định mở chuỗi kinh doanh, việc đặt lòng tin và đào tạo nhân viên phải đặt ưu tiên lên hàng đầu. “Sự tin tưởng” là nền tảng của mọi vấn đề. 

Nhưng với thời đại công nghệ thông tin phát triển hiện nay, mọi rắc rồi sẽ được giải quyết bởi phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng – cánh tay hỗ trợ đắc lực cho mọi công ty, doanh nghiệp.

Các tính năng của phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng

Quản lý kho hàng:

Thật không dễ dàng để thường xuyên cập nhật số lượng hàng hóa thực tế của các kho hàng khi mà công việc kiểm kho mất rất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên việc này lại rất cần thiết trong việc cập nhật số liệu chính xác về kho dữ liệu chung để nhà quản lý có thể kiểm soát được số lượng hàng hóa và có kế hoạch điều chuyển hàng hóa giữa các kho hàng khi cần thiết.

Chính vì vậy nên các phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng hiện nay đều hỗ trợ tiến hành kiểm tra tồn kho hàng hoá theo mã, theo tên sản phẩm, theo số series. ,.. Quản lý có thể theo dõi được tồn kho của sản phẩm theo từng cửa hàng, chi nhánh giúp tiết kiệm được thời gian, chi nhánh và hạn chế việc thất thoát sản phẩm trong quá trình kiểm kho.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ nhân viên bán hàng tra cứu tình trạng tồn kho tại các chi nhánh khác một cách chính xác. Ví dụ, trong trường hợp khách hàng muốn mua một món hàng, nhưng hàng tại chi nhánh đó hết thì nhân viên bán hàng có thể lập tức kiểm tra hàng tồn kho tại các chi nhánh khác để thông báo tới khách hàng, giúp kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Quản lý nhân viên

Phần mềm quản lý chuỗi của hàng sẽ kết nối với máy chấm công và phân quyền, cung cấp cho mỗi nhân viên một tài khoản riêng để sử dụng. Mọi hoạt động xuất, nhập kho đều phải thông qua tài khoản này. Nhờ thế, các hành vi phát sinh như gian lận, đi sớm về muộn hay làm thất thoát hàng hóa trong kho ra bên ngoài đều được ngăn chặn.

Phần mềm còn cung cấp form mẫu xin nghỉ, mẫu đơn xin trực tuyến cho toàn bộ đội ngũ nhân viên. Không còn những cuộc gọi điện, những tờ đơn xin nghỉ phép nữa mà thay vào đó nhân viên có thể tạo đơn từ trên hệ thống và chọn cấp trên duyệt đơn.

Đặc biệt, phần mềm còn hỗ trợ phân ca lao động linh hoạt ngay trên phần mềm: ca sáng, ca chiều, ca qua ngày, phù hợp với tính chất công việc fulltime và partime nếu cửa hàng cho phép nhân viên làm bán thời gian.

>>>XEM THÊM: PHẦN MỀM QUẢN LÝ KARAOKE

Quản lý báo cáo và doanh thu

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sẽ tính toán các chỉ số kinh doanh, giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình hình của các cửa hàng. Từ đó, đưa ra nhận định và thay đổi kế hoạch kinh doanh để nâng cao hiệu quả của chuỗi cửa hàng. Ngưới quản lý nắm bắt tất cả thông số quản lý quan trọng nhất thông qua hệ thống báo cáo chuỗi cửa hàng, chỉ trong một màn hình quản lý. Để có thể dễ dàng so sánh, tổng hợp doanh số, lợi nhuận bán hàng theo từng địa điểm, từng đối tượng cụ thể một cách tức thời. Từ đó đưa ra những quyết định nhanh chóng và chính xác nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Số liệu sẽ được báo cáo rõ ràng, chi tiết của từng chi nhánh... Phần mềm sẽ tổng kết các số liệu liên quan tới doanh thu đầu và cuối từng chi nhánh, chi tiết tới từng nhân viên bán hàng. Nhờ đó, chủ cửa hàng có thể quản lý doanh thu tổng quan và doanh thu chi tiết tại các chi nhánh với độ chính xác tuyệt đối và đạt hiệu quả cao. Những loại báo cáo tuyển dụng, nhân sự, báo cáo công việc hay doanh số theo từng tháng đều được cài đặt ngay trên phần mềm giúp quản lý thống kê được năng suất làm việc của từng nhân viên, từng phòng ban với nhau.

Quản lý mọi lúc, mọi nơi

Tất cả phần mềm hiện nay đều được kết nối với điện toán đám mây. Chỉ cần người dùng sở hữu một thiết bị có thể kết nối Internet như PC, laptop, smartphone hay máy tính bảng… thì dù có ở bất cứ đâu cũng có thể kiểm tra toàn bộ tình hình kinh doanh, kho hàng. Tính năng này giúp quản lý có thể dễ dàng nắm bắt công việc từ xa kể cả khi đi du lịch cùng gia đình.

Trên là sơ lược vấn đề về phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng cũng như ứng dụng với mô hình kinh doanh chuỗi. Nếu khách hàng đang có nhu cầu tìm kiếm giải pháp phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng cho mình, chúng tôi khuyến nghị nên sử dụng phần mềm POS 365. POS 365 đang dẫn đầu xu hướng phần mềm quản lý cửa hàng những năm gần đây, nhận được rất nhiều đánh giá tích cực của bạn bè trong và ngoài nước. Quý khách có thể tham khảo thêm thông tin chi tiết phần mềm tại đây: https://thietbibanhang.net/phan-mem-pos-365.html