Quy định sử dụng máy chấm công vân tay

Để có thể quản lý được một tổ chức thì phải có nội quy cho các thành viên thống nhất với nhau. Vậy nên kể cả trong công việc cũng cần phải có nội quy để công việc có thể hoạt động trôi trảy hơn. Trong đó việc quy định về chấm công hàng ngày không là ngoại lệ. Những quy định chấm công bằng vân tay sẽ được ban giám đốc ban hành xuống cho công nhân viên đọc và tuân thủ để thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như tính kỷ luật.

MỤC LỤC: NỘI DUNG BÀI VIẾT

1. Thông báo chấm công bằng vân tay

2. Quy chế chấm công bằng vân tay cho nhân viên

3. Tổng kết

1. Thông báo chấm công bằng vân tay

Thông báo về việc sử dụng máy chấm công: Từ nhân viên văn phòng đến nhân viên công xưởng, quy trình chấm công vân tay sẽ được mỗi công ty áp dụng và quy định cho các nhân viên. Mọi người sẽ được phổ biến rộng rãi về quy định về sử dụng máy chấm công một cách cụ thể. Các nhà quản lý sẽ có thêm thông tin để phổ biến cho nhân viên khi công ty áp dụng chế độ chấm công này quy định này.

Sau đây là một số quy định chấm công bằng máy thường được áp dụng tại các công ty, doanh nghiệp hay tổ chức chuyên nghiệp. Tuy nhiên, những quy định này chỉ mang tính chất tham khảo và không có sự ràng buộc cho bất cứ đơn vị nào. Nghĩa là, tùy vào cơ cấu hoạt động, quy mô, số lượng công nhân viên, mà mỗi nơi sẽ đưa ra một quy định chấm công cụ thể cho đơn vị mình.

2. Quy chế chấm công bằng vân tay cho nhân viên

a. Quy đinh chấm công nhân viên

Quy định chấm công hàng ngày cơ bản của một công ty, doanh nghiệp thường sẽ bao gồm các yếu tố sau:

Thời gian bắt đầu làm việc: 7h00 hoặc 07h30 và 8h00 tùy quy định của từng công ty về giờ làm việc.

Quy định về việc ra vào công ty: 5h hoặc 5h30 tùy thuộc vào thời gian bắt đầu làm lúc 1h00 hay 1h30.

Thời gian linh động trong giới hạn: nhân viên có con nhỏ dưới 12 tháng được về sớm trước 30 phút.

Quy trình chấm công bằng vân tay

b. Nội dung các quy định chấm công được áp dụng phổ biến

Dưới đây là các quy định quản lý chấm công bằng vân tay được diễn giải nội dung chi tiết, bạn có thể tham khảo và áp dụng nếu thấy phù hợp:

- Quy định chấm công bằng hình thức nào

Hiện nay, có nhiều hình thức chấm công khác nhau như: chấm công bằng tay ghi ra giấy hoặc điền lên file excel, chấm công bằng máy: chấm công vân tay, chấm công bằng thẻ từ, chấm công bằng nhận diện khuôn mặt,… Theo đó, tùy vào hình thức chấm công của mỗi đơn vị mà có sự hướng dẫn áp dụng khác nhau. Được biết, quy định về cách chấm công còn được phân biệt rõ ràng giữa thành viên Ban giám đốc, nhân viên công tác thường xuyên hay nhân viên các phòng ban khác,…

- Quy đinh chấm công bằng vân tay

Nhân viên đến công ty phải thực hiện quy định chấm công bằng vân tay. Có thể chấp nhận không chấm vân tay khi nhân viên đang thực hiện công việc mà không về kịp, nhưng nhân viên phải báo ghi sổ trước khi đi ra ngoài để theo dõi giờ về hoặc báo cáo cấp trên.

Những nhân viên cần giải quyết công việc trước khi đến công ty chấm vân tay thì không được quá 1 tiếng, Nếu quá 1 tiếng bắt đầu tính thời gian đi muộn. Những trường hợp giải quyết công việc cần thời gian trên 1 tiếng phải trực tiếp báo cáo với trưởng bộ phận hoặc Ban lãnh đạo Công ty.

Tất cả nhân viên phải nghiêm chỉnh chấp hành giờ giấc quy định, không đi muộn về sớm. Trường hợp đi muộn, về sớm phải có lý do chính đáng phải báo cáo người phụ trách trực tiếp hoặc của Ban lãnh đạo Công ty.

Nhân viên xin phép đi muộn phải thông báo cho người có thẩm quyền về việc xin đi muộn từ chiều hôm trước hoặc muộn nhất là  trước giờ làm việc, từ 8h05 trở đi nhân viên mới báo cáo thì vẫn tính là phạm lỗi đi muộn. (Bắt buộc vẫn phải xin phép).

Quy định về máy chấm công vân tay

- Quy định làm thêm giờ, nghỉ phép và công tác

Nhân viên có thể chủ động đăng ký làm thêm giờ/đăng ký nghỉ phép/đăng ký công tác với bộ phận quản lý nhân sự. Quản lý các bộ phận có trách nhiệm duyệt các đăng ký nghỉ phép và đăng ký đi công tác (tối đa trong vòng 1 tuần kể từ ngày đăng ký).

- Quy định chốt ngày công và thông báo ngày công

Ngày chốt công quy trình chấm công bằng máy để tính lương hằng tháng là do mỗi đơn vị, tổ chức sẽ tự quy định. Vào mỗi thứ 02 đầu tuần làm việc, nhân sự phụ trách quản lý dữ liệu chấm công sẽ gửi dữ liệu chấm công của tuần làm việc trước đó thông qua báo cáo “Kiểm tra ngày công” để toàn thể nhân viên theo dõi và cập nhật ngày công của nhân viên.

- Xử lý khiếu nại do thiếu ngày công

Nhân viên có thể xem trên báo cáo kiểm tra ngày công được gửi bởi bộ phận nhân sự vào thứ 2 hàng tuần, để bổ sung thông tin công tác hoặc nghỉ phép và có một ngày để đăng ký bổ sung.

Ngày công bị thiếu do nhân viên quên chấm công vào hoặc ra hoặc cả 2 lần vào ra, thì nhân viên có thể bổ sung thông qua portal, hoặc thông báo bằng email đến bộ phận nhân sự. Nếu bổ sung quá nhiều lần trong tháng, nhân viên sẽ bị phạt hành chính (mức phạt tùy vào quy định mỗi công ty, doanh nghiệp).

Ngày công bị thiếu khi nhân viên có chấm công và có cơ sở chứng minh việc chấm công của mình (bằng camera hoặc phiếu công), nhân sự sẽ bổ sung ngày công trực tiếp vào phần mềm.

- Quy định xử phạt

Mỗi công ty lại có những quy định riêng về hình thức trừ khen thưởng khác nhau. Với đa số công ty thì nhân viên sẽ được hưởng thêm khoản thưởng chuyên cần, như đi làm đầy đủ, đúng giờ. Khi làm bảng lương, kế toán lấy dữ liệu chấm công từ máy chấm công vân tay và theo đó để thưởng chuyên cần hay phạt các nhân đi trễ, về sớm, chấm công khi chưa đến giờ về hay nghỉ không báo cáo.

Đi muộn không báo cáo. Quá 5 phút phạt 10.000 đến 20.000đ tùy công ty; Trên 30 phút phạt 30.000 đến 50.000đ. Trên 1 tiếng phạt ½ ngày lương. Có công ty sẽ không có thưởng chuyên cần nếu vi phạm các lỗi này chứ không áp dụng hình thức phạt trừ.

Quên chấm công vân tay hay chấm công lỗi, mà nhân viên quên không báo cáo trước hay sau thời gian quy định thì nhân viên sẽ bị mất ngày công theo quy định.

Quy định phạt tiền nhân viên ra về khi đồng hồ chấm công chưa kết thúc giờ làm việc. Trước 5 phút phạt 10.000 – 20.000đ. Trên 20 đến 30 phút phạt 50.000. Trên 40 đến 1 tiếng phạt nửa ngày công.

Chú ý: Ngoài chấm công vân tay phổ rộng cho toàn nhân viên. Thì còn một số trường hợp thì công ty có quy định sẽ có cả chấm công bằng vân tay và bằng sổ ghi.

Trường hợp này vẫn chấp nhận chấm công bằng hình thức ghi sổ. Đối với công nhân viên lái xe, công nhân viên làm việc giờ giấc hay phải ra ngoài gặp khách. Tiếp xúc khách hàng, đi liên hệ các dịch vụ khác cho công ty. Trước khi đi ra ngoài để theo dõi giờ về hoặc báo cáo cấp trên.

Quy định chấm công vân tay

>>> XEM THÊM: THỦ TỤC NHẬP KHẨU MÁY CHẤM CÔNG

3. Tổng kết

Các quy định chấm công được nêu ra trên đây, đều có thể được cài đặt sẵn trên thiết bị máy chấm công. Nghĩa là, ngoài một số quy định sử dụng cho công nhân viên – người thực hiện chấm công. Thì bạn cũng có thể thực hiện cài đặt trực tiếp trên máy chấm công, để khắc phục hiệu quả các vấn đề khi chấm công. Từ đó, hạn chế tối đa tình trạng chấm công ngày, tăng ca, làm thêm giờ,… bị thiếu hoặc sai sót.

Bộ phận nhân sự, kế toán không cần phải theo dõi sát sao, chỉ cần cài đặt các thông tin có sẵn trên máy chấm công một cách chính xác và đầy đủ là được. Cuối mỗi tháng, bộ phận quản lý nhân sự sẽ thực hiện truy xuất dữ liệu chấm công từ máy chấm công ra bảng excel theo đúng quy định. Từ đó, đảm bảo công tác tính lương công nhân viên được diễn ra một cách nhanh chóng và chuẩn xác 100%. Bạn đọc có thể tải file quy định chấm công bằng vân tay để tham khảo thêm.

Nếu doanh nghiệp bạn cần mua máy chấm công để nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhân sự. Thì có thể liên hệ đến Công ty Thiết Bị Bán Hàng qua Hotline/Zalo: 0988.815.496 | 0919.904.826. Đơn vị với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, sẽ tư vấn giúp chọn được loại máy chấm công chất lượng, giá tốt và phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp bạn.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

MÁY CHẤM CÔNG KIỂM SOÁT CỬA RA VÀO

TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM MÁY CHẤM CÔNG

MỘT SỐ LỖI THƯỜNG GẶP VÀ CÁCH KHẮC PHỤC KHI CHẤM CÔNG