Hệ thống POS và những điều cần biết

Hệ thống POS là khái niệm đang trở thành xu hướng hiện đại hóa cho toàn bộ các cửa hàng, doanh nghiệp trên cả nước. Sở hữu tính năng nổi trội và nhiều ưu điểm được chính những người dùng đánh giá, hệ thống POS chắc chắn sẽ mang đến cho doanh nghiệp của bạn những lợi ích thiết thực, giúp gia tăng doanh số, biến quá trình quản trị trở nên đơn giản hơn, tránh gặp phải những vấn đề đau đầu, khó giải quyết trong kinh doanh.

1. Hệ thống POS là gì?

Hệ thống POS là tổ hợp các thiết bị - phần mềm bán hàng nhằm giải quyết các nhu cầu cấp thiết khi thanh toán như:

- Đẩy nhanh tốc độ giao dịch, tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.

- Giảm thời gian chờ thanh toán cho khách hàng, đặc biệt là khi đông khách.

- Quản lý hạch toán doanh thu dễ dàng.

- Minh bạch hóa thông tin cho cả 2 bên, ngăn chặn tình trạng gian lận.

- Khách hàng cảm thấy tiện dụng, an toàn, chuyên nghiệp, tăng trải nghiệm mua hàng và có thể quay lại vào lần sau.

2. Hệ thống tính tiền POS được tạo thành từ những thiết bị nào?

- Máy tính tiền POS: Thường là bàn phím nhập liệu và màn hình hiển thị cho nhân viên. Với các máy tính tiền tiên tiến hơn, bàn phím nhập liệu và màn hình hiển thị cho nhân viên được gộp chung thành màn hình cảm ứng.

- Phần mềm bán hàng chuyên dụng: Tích hợp lên vi xử lý đem lại nhiều ứng dụng phù hợp với mọi mô hình kinh doanh. Phần mềm có thể ghi nhận mã số hàng hóa, đơn giá, số lượng bán… Người quản lý dễ dàng có được thông tin về doanh số, số lượng hàng hóa bán ra, số lần in hóa đơn, số tiền thực thu về…

- Thiết bị đi kèm: Máy in hóa đơn, màn hình hiển thị cho khách, máy quét mã vạch cho siêu thị, cash thu ngân, máy in phụ cho việc in các hóa đơn khổ rộng, máy in bếp để in các lệnh chế biến xuống bếp hoặc khu pha chế, chìa khóa từ dùng cho nhân viên…

3. Một số tính năng của hệ thống POS

Thực tế thì thị trường bán lẻ tại Việt Nam vẫn còn đền 90% là các cửa hàng truyền thống như cửa hàng bán lẻ, chợ,… Phương pháp quản lý tài chính và hàng hóa chỉ yếu vẫn là ghi chép thông qua sổ sách. Điều này có thể đem đến nhiều sai sót trong tính toán, gây lãng phí thời gian, mà không thu được hiệu quả cao. Trong khi tại các nước phát triển, hệ thống POS đang trở thành xu hướng “phải có” để tối đa hóa hiệu suất kinh doanh, đem đến nhiều lợi ích, khắc phục nhiều hạn chế mà các phương pháp quản lý thủ công gặp phải. Một số tính năng nổi bật của hệ thống POS có thể kể đến như:

- Theo dõi, cập nhật toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh.

- Thay đổi thông tin, chính sách bán hàng theo từng điểm.

- Quản lý thông tin của dãy sản phẩm.

- Quản lý nguyên vật liệu – quá trình xuất nhập kho, quản lý hàng tồn.

- Hỗ trợ thúc đẩy Maketing, quá trình chăm sóc khách hàng.

4. Lợi ích hệ thống POS mang lại

- Quản lý mọi lúc mọi nơi: Người quản lý có thể giám sát mọi hoạt động tại hệ thống cửa hàng mà không cần có mặt tại đó.

- Tiết kiệm chi phí: Mặc dù phải tốn một chút chi phí ban đầu để đầu tư vào trang thiết bị và phần mềm nhưng so với hiệu năng hệ thống mang lại trong một khoảng thời gian dài thì hệ thống POS sẽ là lựa chọn sáng suốt cho chủ cửa hàng.

- Tăng hiệu quả kinh doanh: Toàn bộ các thao tác hàng ngày dài dòng trước kia đều được rút bớt mà vẫn đảm bảo độ chính xác như: nhập đơn hàng, đặt hàng qua điện thoại, giao dịch… Hiệu quả kinh doanh gia tăng thấy rõ chỉ sau 1 tháng áp dụng hệ thống POS vào cửa hàng của mình.

- Tránh mất cắp, gian lận: Mọi sản phẩm, hàng hóa xuất ra ngoài đều phải nhập vào hệ thống. Các chỉnh sửa, thêm bớt thông tin cũng chỉ có cấp quản lý mới được phép thực hiện nên có thể giảm tối đa tình trạng mất cắp, thất thoát hàng hóa trong cửa hàng. 

- Gia tăng mối quan hệ với khách hàng: Việc sử dụng hệ thống tính tiền POS có thể đem lại sự yên tâm cho khách hàng. Nếu có bất cứ sai sót, nhầm lẫn nào khách hàng có thể cầm hóa đơn và đối chiếu lại với dữ liệu được lưu trong hệ thống để giải quyết vấn đề.

Với những ưu thế vượt trội đó, hệ thống POS có thể áp dụng cho bất kỳ lĩnh vực nào không chỉ đơn thuần là trung tân thương mại mà các nhà hàng, trung tâm vui chơi giải trí cũng có thể ứng dụng để công tác quản lý bán hàng diễn ra hiệu quả hơn. Đó là toàn bộ kiến thức về hệ thống tính tiền POS mà chúng tôi tổng hợp được. Mong là bài viết này có thể giúp ích cho các bạn.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

NHẬP KHẨU MÀN HÌNH CẢM ỨNG BÁN HÀNG