Máy chấm công là gì, máy chấm công vân tay là gì?

1. Máy chấm công là gì?

a. Khái niệm máy chấm công

Máy chấm công là thiết bị dùng để ghi nhận giờ đến làm và giờ tan ca của nhân viên, từ đó xác định nhân viên có đi làm đúng giờ không, có đi sớm về muộn không... Với các dữ liệu chấm công được xuất ra từ máy chấm công, các bộ phận quản lý, nhân sự có thể tính lương, thưởng chính xác, công bằng cho người lao động, giúp nâng cao ý thức làm việc, tinh thần kỷ luật để công ty, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

b. Máy chấm công vân tay là gì?

Xếp hàng chờ chấm công những năm 1930s

Máy chấm công vân tay là thiết bị sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để xác định danh tính, thời gian ra vào của các nhân viên khi chấm công. Máy chấm công vân tay được ứng dụng các thuật toán xử lý hình ảnh để xác định các dấu hiệu riêng biệt của từng dấu vân tay, từ đó xác định danh nhân viên một cách chính xác. Thông thường sai số của máy chấm công vân tay chỉ là 0,001%.

c. Lịch sử máy chấm công

Máy chấm công ra đời từ những năm 30 của thế kỷ XX trong những cuộc cách mạng công nghiệp của Châu Âu và Mỹ. Khi nền đại công nghiệp phát triển, các nhà máy lớn với quy mô hàng ngàn nhân viên ra đời để phục vụ cho đế chế của các nhà tư bản. Theo đó, công tác quản lý cũng trở nên khó khăn hơn và giải pháp được đưa ra là “máy chấm công”.

Máy chấm công thời đó có kích thước rất lớn, cao hơn đầu người, với một chiếc đồng hồ lớn phía trên, phía dưới là hệ thống chấm công. Công nhân sẽ dùng chiếc thẻ giấy nhét vào khe hở trên máy sau đó gạt một chiếc cần. Chiếc cần sẽ đục một lỗ nhỏ trên chiếc thẻ giấy là hoàn tất quá trình chấm công. Máy chấm công thời đó gần giống với chiếc máy chấm công cơ hiện nay, chỉ khác một điều là máy chấm công cơ hiện nay có nhiều thông tin được in ra thẻ giấy hơn và kích thước máy cũng nhỏ hơn rất nhiều.

d. Chức năng của máy chấm công

Trên thực tế, máy chấm công ra đời dựa vào yêu cầu thực tiễn của doanh nghiệp. Do đó, công dụng máy chấm công đều dựa trên tính năng và thông số kỹ thuật máy chấm công. Thông thường, các loại máy chấm công có các tính năng chung như sau:

- Giám sát và quản lý trong qua hệ thống mạng.

- Quản lý việc ra sớm vào trễ, làm ngoài giờ của công nhân viên.

- Quản lý tăng ca, lịch làm việc và chính sách nghỉ lễ, nghỉ phép.

- Xuất và tùy chỉnh file báo cáo chấm công dưới nhiều định dạng như PDF, Word, Excel, Text, CSV và XML.

- Tích hợp trực tiếp với phần mềm chấm công, tính lương, quản lý nhân sự, quản lý tài nguyên doanh nghiệp…

Một hệ thống hoạt động đơn giản của máy chấm công

e. Ưu điểm của máy chấm công

- Chấm công tự động nhanh chóng, độ chính xác cao, hạn chế tối đa tình trạng gian lận khi chấm công.

- Theo dõi chính xác các hoạt động ra vào của từng cá nhân.

- Đảm bảo chính sách chấm công nhất quán và minh bạch do không có sự can thiệp thủ công.

- Linh động trong khâu quản lý ra vào, tăng ca, nghỉ phép.

- Dữ liệu chấm công rõ ràng và chuẩn xác, có báo cáo và thống kê bằng file excel.

- Tiết kiệm tối đa thời gian cho công tác nhận sự và kế toán khi tính lương.

Bên cạnh đó, với mỗi hình thức chấm công lại có ưu điểm riêng:

- Ưu điểm của máy chấm công bằng vân tay:

 + Không tốn chi phí làm thẻ từ hay thẻ cảm ứng.

 + Tiện lợi, không gặp phải vấn đề như quên thẻ, mất thẻ.

 + Hạn chế tối đa việc chấm công hộ.

- Ưu điểm của máy chấm công thẻ từ:

 + Không bị ảnh hưởng thời tiết như máy chấm vân tay.

 + Chi phí làm thẻ khá rẻ, 1 thẻ dùng trọn đời.

 + Không mất thời gian đăng ký vân tay.

f. Lợi ích của máy chấm công

Nhìn chung, việc sử dụng máy chấm công góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tạo sự công bằng, từ đó khích lệ tinh thần của cán bộ, công nhân viên. Cụ thể như sau:

- Đảm bảo tất cả nhân viên chấp hành nội quy giờ giấc, tác phong nghiêm chỉnh khi đi làm.

- Dễ dàng nắm bắt tình hình nhân sự, giờ giấc, ca kíp, giảm gánh nặng quản lý.

- Thanh toán lương chính xác, nhanh chóng và công bằng, tiết kiệm công sức của nhân viên tính lương; tăng tinh thần làm việc của nhân viên.

Lợi ích của máy chấm công trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp

g. Ứng dụng máy chấm công

Nhờ những lợi ích của máy chấm công mang lại nên nó có ứng dụng rất rộng rãi trong nhiều mô hình doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cửa hàng. Thông thường, đối với các cơ quan, văn phòng hành chính thường sử dụng máy chấm công vân tay và thẻ. Các nhà máy, xí nghiệp thường dùng máy chấm công thẻ giấy. Còn đối với một tổ chức cần tính an toàn và bảo mật cao có thể dùng máy chấm công khuôn mặt. Cụ thể về các loại máy chấm công sẽ được giới thiệu ở phần dưới đây.

>>> XEM THÊM: MÃ HS NHẬP KHẨU MÁY CHẤM CÔNG

2. Các loại máy chấm công

Trên thị trường hiện nay có rất đa dạng các loại máy chấm công khác nhau, tuy nhiên các loại máy chấm công phổ biến hiện nay có thể được chia thành 2 loại như sau:

a. Máy chấm công cơ học

Máy chấm công cơ học hay còn được gọi là máy chấm công thẻ giấy. Khi chấm công, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào máy. Máy chấm công sẽ ghi lại thời gian chấm công vào, ra của mỗi ca làm việc bằng cách in trực tiếp chúng lên tờ giấy chấm công. Đến kỳ tính lương, các thẻ giấy này được tổng hợp lại một cách thủ công, sau đó mới đưa vào các phần mềm tính lương.

Máy chấm công thẻ giấy

b. Đặc điểm của máy chấm công cơ học

- Thời gian chấm công nhanh, chỉ mất khoảng 1 giây cho mỗi lượt chấm công.

- Thường đi kèm tính năng chuông báo giờ vào ca và tan ca.

- Chi phí đầu tư ban đầu khá rẻ, nhưng trong quá trình dùng sẽ phát sinh chi phí mua thẻ giấy, thay mực in.

- Người chấm công phải nhớ mang theo thẻ, giữ cho thẻ phẳng và khô thì mới chấm công được.

- Có thể xảy ra tình trạng chấm công hộ nhau.

- Dữ liệu chấm công được tổng hợp thủ công nên tốn thời gian, khó tránh khỏi sai sót.

c. Máy chấm công điện tử

Khi sử dụng máy chấm công điện tử, các thông tin ID và dấu hiệu nhận dạng nhân viên cần được nhập trước đó vào bộ nhớ trong. Khi chấm công thành công, ID, tên nhân viên và thời gian ra vào sẽ được máy chấm công ghi nhận và lưu trữ trong bộ nhớ máy. Các dữ liệu này sẽ được chuyển tới máy tính thông qua kết nối có dây hoặc không dây để phần mềm chấm công xử lý tự động thành các loại báo cáo theo yêu cầu của người quản lý.

Tùy vào cách thức nhận diện danh tính của người chấm công mà máy chấm công điện tử sẽ được phân loại thành:

- Máy chấm công sinh trắc học: Nhận diện bằng cách quét vân tay, khuôn mặt hoặc tròng mắt.

- Máy chấm công thẻ cảm ứng, thẻ từ: Nhận diện bằng cách quét thẻ cảm ứng, thẻ từ.

Máy chấm công vân tay

Máy chấm công thẻ từ

d. Đặc điểm của máy chấm công điện tử

- Dữ liệu được tổng hợp và xử lý tự động, có thể lưu trữ lâu dài và xuất báo cáo tùy chọn, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác cao.

- Các máy chấm công điện tử có thể tích hợp cả 2 phương pháp nhận dạng là sinh trắc học và thẻ; đồng thời một số loại kết hợp tính năng kiểm soát cửa ra vào.

- Máy chấm công sinh trắc học khắc phục được tình trạng chấm công hộ (tuy nhiên hơi chậm nếu sử dụng máy chấm công khuôn mặt), có thể bị ảnh hưởng nếu nhân viên mặc đồ bảo hộ, vân tay bị mờ hay bị bẩn...

- Máy chấm công bằng thẻ từ, thẻ cảm ứng có tốc độ chấm công nhanh (khoảng 2 giây cho mỗi lượt chấm công) nhưng vẫn có thể xảy ra hiện tượng chấm công hộ và sẽ phát sinh thêm chi phí làm thẻ cho nhân viên trong quá trình sử dụng.

Trên đây là một số thông tin liên quan đến máy chấm công, các loại máy chấm công... hy vọng đã giúp ích cho bạn đọc. Để tìm hiểu thêm về máy chấm công các bạn có thể xem thêm tại mục bài viết liên quan phía dưới đây.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

MÁY CHẤM CÔNG TIẾNG ANH LÀ GÌ?

MÁY CHẤM CÔNG KIỂM SOÁT CỬA RA VÀO

QUY ĐỊNH SỬ DỤNG MÁY CHẤM CÔNG