Giải pháp quản lý kho bằng mã vạch

Công việc quản lý kho là hoạt động lưu trữ, bảo quản, cập nhật thông tin, tình hình cùng số lượng hàng hóa có trong kho một cách đầy đủ, chính xác. Việc duy trì hàng hóa tồn kho một cách không hợp lý và hiệu quả sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, để đạt được hiệu quả cao nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng phương pháp quản lý kho bằng mã vạch.

MỤC LỤC: NỘI DUNG BÀI VIẾT

1. Quản lý hàng hóa bằng mã vạch là gì?

2. Giải pháp quản lý kho bằng mã vạch

3. Lợi ích của hệ thống quản lý kho mã vạch

1. Quản lý hàng hóa bằng mã vạch là gì?

Mã vạch (barcode) là một trong các công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng là sản phẩm, hàng hóa, tổ chức hoặc địa điểm,… dựa trên việc ấn định một mã số (hoặc chữ số) cho đối tượng cần phân định và thể hiện mã đó dạng mã vạch để thiết bị có thể đọc được. Với khả năng mã hóa tối đa và đa dạng các ký tự và chữ số, hệ thống mã vạch ngày nay được sử dụng rộng rãi nên ứng dụng barcode trong quản lý tất cả các loại mặt hàng trong kho của các đơn vị kinh doanh.

Theo cách truyền thống, các cửa hàng kinh doanh ở nước chủ yếu quản lý tồn kho bằng sổ sách. Việc ghi chép sổ sách bằng thủ công rất vất vả, tiêu tốn khá nhiều thời gian và dẫn đến nhiều sai sót hay mất mát sổ sách. Quan trọng hơn là hoạt động của cửa hàng không thể đi vào quy trình do việc quản lý số lượng hàng hóa tồn trong kho, số lượng hàng bán ra, nhập vào, thống kê doanh thu,… hoàn toàn theo “trí nhớ”. Vì vậy, việc ứng dụng mã vạch trong quản lý kho là rất cần thiết.

Thông qua mã vạch được gắn trên mỗi hàng hóa sẽ đơn giản qua việc quản lý hàng hóa thông qua các con số, ký hiệu dành riêng cho từng mặt hàng sản phẩm mà tránh được sự nhầm lẫn. Mã vạch có thể sử dụng chính mã có sẵn trên sản phẩm hoặc tự tạo một mã vạch quản lý kho khác để in. Quản lý mã vạch được với các thiết bị đọc mã vạch cho phép chi tiết hóa về sản phẩm hàng hóa thông qua những phần mềm quản lý kho chuyên biệt.

>>> XEM THÊM: PDA LÀ GÌ?

2. Giải pháp quản lý kho bằng mã vạch

Để có thể quản lý được nguồn gốc của sản phẩm, ta có thể dán nhãn cho sản phẩm với hai phương án như sau:

Phương án 1: mỗi sản phẩm/gói sản phẩm phải có mã vạch khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Điều này sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý tuy nhiên lại giúp có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm nguồn gốc một cách chính xác.

Phương án 2: sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau. Mã sẽ được đánh phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Với cách dán nhãn này thông tin về sản phẩm vẫn có thể tìm thấy được nhưng lại đi theo một lô hàng. Trong trường hợp lô hàng đó không xuất hết hoặc xuất cho hai khách hàng khác nhau thì không thể phân biệt được sản phẩm nào đó đã được phân phối cho khách hàng nào.

Quy trình dán mã vạch cho sản phẩm

Sau khi sản phẩm đã được đặt mã, sử dụng máy in mã vạch để in mã vạch cho sản phẩm. Có thể tạo mã vạch quản lý kho bằng cách sử dụng máy in chuyên dụng để in mã vạch, tùy vào nhu cầu, ta chọn loại máy phù hợp và tiết kiệm nhất. Mã vạch sẽ được in lên giấy decal, sau đó được gỡ ra và dán lên sản phẩm. Mã vạch sẽ được dán lên sản phẩm ở công đoạn xuất xưởng để nhập kho thành phẩm hoặc được dán trong giai đoạn sản phẩm đã hoàn thành và đang chờ xuất xưởng. 

Quy trình nhập kho

Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch.

Quy trình xuất kho

Tương tự cho công tác xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,…phải được ghi nhận vào hệ thống. Vì vậy khi xuất kho nhân viên phải đưa các thông số này vào máy tính.

Quy trình kiểm kho

Công tác kiểm kho sử dụng thiết bị đọc mã vạch di động. Trong quá trình kiểm kho, nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý. Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời cho phép cập nhật lại số liệu thực này.

>>> XEM THÊM: QUY TRÌNH KIỂM KÊ HÀNG HÓA

3. Lợi ích của hệ thống quản lý kho mã vạch

Nhanh chóng

Mã vạch được ví như chứng minh thư của hàng hóa vì quản lý kho bằng QR Code giúp cho hàng hóa xuất – nhập kho sẽ tự động cộng – trừ đi chỉ với một lần quét mã. Cũng chỉ một cái quét mã, bạn có thể có được mọi thông tin về sản phẩm thậm chí là tình trạng hàng trong kho còn hay hết, còn loại nào. Ngoài ra việc quản lý kho bằng QR Code thì ngoài nhân viên khách hàng cũng hoàn toàn có thể sử dụng smartphone của mình để quét kiểm tra thông tin sản phẩm muốn mua.

Chính xác

Mỗi mã vạch chứa thông tin về một sản phẩm, hàng hóa. Vì thế, nhân viên kho không bị lẫn lộn các mặt hàng với nhau trong quá trình xuất – nhập, trả hàng hoặc sắp xếp hàng hóa trong kho. Thêm nữa, mã vạch còn chứa cả thông tin về giá trị sản phẩm. Nhờ đó, quản lý hàng hóa bằng QR Code giúp nhân viên không cần tính toán thủ công thiếu chính xác, gây thất

Chuyên nghiệp

Đúng giờ: Khi sử dụng máy quét mã vạch các công việc như xuất – nhập hàng, tạo hóa đơn, tra cứu thông tin hàng hóa diễn ra nhanh hơn. Nên quá trình làm việc chung cũng tiêu tốn ít thời gian hơn. Nhờ đó khả năng đúng giờ sẽ được đảm bảo hơn.

Hiện đại: Nhờ máy quét mã vạch mà các thao tác nghiệp vụ của nhân viên ngày càng đơn giản, nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo chất lượng công việc.

Khoa học: Máy quét mã vạch là một bước tiến dài đối với công việc quản lý hàng hóa. Nó là một sáng chế mới nhằm giảm bớt sức lực, vai trò của con người. 

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

MÁY QUÉT MÃ VẠCH GIÁ RẺ

MÁY KIỂM KHO

THỦ TỤC NHẬP KHẨU MÁY QUÉT MÃ VẠCH